Blog Konica Minolta

Szybko i przejrzyście: w jaki sposób narzędzie społecznościowe jest wnoszone do firmy? (część 2)

Szybko i przejrzyście: w jaki sposób narzędzie społecznościowe jest wnoszone do firmy? (część 2)

Jennifer Kotara z Konica Minolta Business Solutions Europe przez rok z zespołem pracowała nad wprowadzeniem Yammera w firmie w całej Europie. W wywiadzie opowiada o najważniejszych aspektach całego projektu.

Oto część pierwsza tej historii: Szybko i przejrzyście: jak narzędzia społecznościowe zmieniają komunikację wewnętrzną? (część 1)

Portret

Jennifer Kotara, Konica Minolta Business Solutions Europe

  • Stanowisko: kierownik projektu w Centrali Konica Minolta Europe
  • Zadanie: wprowadzenie narzędzia sieci społecznościowej dla około 10 000 użytkowników w ponad 15 językach, w 28 krajach
  • Zakres czasowy: jesień 2016–2017
  • Wyciągnięte wnioski: od samego początku zyskaj poparcie wielu współorganizatorów rozrzuconych po wszystkich działach i hierarchiach.

Narzędzia społecznościowe nie są nowym wynalazkiem. Wiele firm już korzysta z nich, podczas gdy inne odwlekają ich wdrożenie. Jaki czynnik w Konica Minolta zadecydował o integracji narzędzia sieci społecznościowej?

Jennifer Kotara: To była konieczność. Globalne badanie pracowników wykazało, że wielu naszych kolegów chce czegoś więcej oraz lepszej komunikacji wewnętrznej. Chcą wiedzieć, co dzieje się na innych rynkach, kto gdzie pracuje i nad jakimi rozwiązaniami pracują inne zespoły. To był jednoznaczny głos za większą przejrzystością. W tym samym czasie istniało kilka lokalnych pionierskich grup, które wprowadziły narzędzie społeczne w swoich działach i wypróbowały je. Zespoły te wyraziły bardzo pozytywne opinie.

Co takiego dokładnie robili ci pionierzy?

Jennifer Kotara: Do tej pory naszymi głównymi kanałami komunikacji były telefon, e-maile i Skype dla firm. Dzięki narzędziu sieci społecznościowej, koledzy mogli szybciej i łatwiej komunikować się ze sobą oraz usprawnić koordynację swoich działań. Społeczność stworzyła wspólnotę wiedzy. Ta tak naprawdę nie rozwija się za pośrednictwem e-maili ani konferencji telefonicznych. Technicy serwisu z Service & Support wysłali pytania do swojej grupy podczas podróży i otrzymywali odpowiedzi na pytania, jak rozwiązać problem, znacznie szybciej. W tym samym czasie wszyscy czuli się bardziej zintegrowani z zespołem. Opisują to jako nową i cenną jakość w komunikacji ze sobą.

Jeśli jest to tak oczywiste, że każdy chce narzędzia sieci społecznościowej, dział IT może po prostu iść do przodu, kupić narzędzie i je uruchomić, mam rację?

Jennifer Kotara: Nie, absolutnie nie. W końcu nie jest to tylko wprowadzenie oprogramowania. Jest to zmiana organizacji. To musi być dobrze przygotowane, aby inwestycja się opłacała. Początkowa utworzyliśmy projekt w zakresie marketingu. Najpierw przeprowadziłam analizę potrzeb, która obejmowała wywiady z kolegami ze wszystkich rynków i różnych działów, w których zadawałam pytania o to, czego potrzebują i co by chcieli mieć. W trakcie tego procesu odkryłam, że inne kraje również testowały już produkt Microsoft Yammer. Dzięki tej wiedzy przeprowadziliśmy dwa warsztaty: jeden techniczny i jeden w zakresie komunikacji z użyciem usługi Yammer. Do pomocy włączyliśmy partnerów z różnych działów i krajów, którzy są ważni ze strategicznego punktu widzenia. Projekt wystartował pod koniec zeszłego roku. Teraz dotarliśmy do etapu wdrożenia.

Co doprowadziło do decyzji o wyborze narzędzia społecznościowego?

Jennifer Kotara: Ze względu na nasze wcześniejsze doświadczenia w krótkim czasie upatrzyliśmy sobie usługę Yammer, a następnie sprawdzaliśmy, czy spełnia ona wszystkie wymagania. Dla porównania zbadaliśmy także inne narzędzia. Jednak Yammer najlepiej pasował do naszej architektury sieci i interfejsów, więc mogliśmy zaplanować długą fazę testową jako następny etap.

Kto co testował i dlaczego zajęło to dużo czasu?

Jennifer Kotara: Faza testowa musi być najważniejsza w całym projekcie. W końcu nie ma sensu wprowadzanie narzędzia, które nie przynosi zamierzonych efektów. Wyznaczyliśmy cztery miesiące na ten proces, a nawet przedłużyliśmy ten okres. Jeśli narzędzie takie jak Yammer zmieni komunikację w firmie, musi działać od samego początku, aby można było je zaakceptować. Cały zespół projektowy był zaangażowany w testowanie, a kolejne lokalne grupy testowały go na miejscu i przekazywały informacje zwrotne. Spotkaliśmy się na warsztatach, by zebrać razem nasze doświadczenia, wielokrotnie porównywać wymagania, które obowiązują wszędzie, oraz ustalić, jak możemy je spełnić. Staliśmy się ekspertami w zakresie Yammera w tym okresie. Nie było ani jednej funkcji, której nie wypróbowaliśmy. To później rozwinęło się w szybki przewodnik, centrum pomocy i FAQ. Ale moim najważniejszym zadaniem było i nadal jest przekonywanie ludzi. Zebrałam wiele przypadków użycia wraz z moimi kolegami z projektu, aby móc powiedzieć każdemu z działów, czego mogą oczekiwać od Yammera, jak korzystać z tej usługi i co ona usprawni.

To brzmi jak wszechstronna orientacja. Czego jeszcze brakowało, zanim można było rozpocząć wdrożenie?

Jennifer Kotara: Moi koledzy z zespołu projektowego zrobili postępy w swoich krajach, zebrali informacje zwrotne i przygotowali się do tego. Potem mogliśmy przejść do fazy pilotażowej. Dział IT ciężko pracował, aby wszędzie skonfigurować oprogramowanie, stworzyć interfejsy, zapewniać środki bezpieczeństwa i ochronę danych. To było bardzo wymagające, więc potrzebowaliśmy bufora czasowego, zanim wszystko zaczęło działać poprawnie. W tym okresie wyznaczyliśmy siedem grup w całej Europie, które zaczęły używać Yammera jako narzędzia codziennego użytku i które zbierały najlepsze praktyki. W tej fazie grupa pilotażowa liczyła już 200 aktywnych użytkowników. To była ważna faza testowa, która pozwoliła nam bezpiecznie wdrożyć usługę w całej Europie.

W jaki sposób ustalasz, że Yammer jest używany z powodzeniem? Czy stosujecie kluczowe wskaźniki efektywności?

Jennifer Kotara: Wiążemy wprowadzenie Yammer z jasnymi celami: chcemy poprawić specjalistyczną, profesjonalną interakcję między sobą na wszystkich poziomach i między rynkami. Interakcja powinna stać się szybsza, bardziej elastyczna i bardziej przejrzysta. Zamiast gromadzić wiedzę „horyzontalnie”, w działach lub zespołach, powinna powstać sieć wiedzy. Yammer specjalizuje się w tematach i ma bardzo dobrze opracowaną funkcję wyszukiwania. Każdy, kto chce pracować nad tematem brandingu, może dołączyć do grupy, która jest międzyhierarchiczna, międzydziałowa i międzynarodowa. To jest nowe. Chcemy przyspieszyć transfer wiedzy, a tym samym szybciej zwiększyć naszą innowacyjność. Jednocześnie chcemy korzystać z usługi Yammer, aby wysyłać wszystkim ważne informacje oraz aby uzyskać informacje zwrotne. W tym procesie nikt nie powinien zostać przypadkowo pominięty na liście mailingowej. Oczywiście istnieją również dane statystyczne dotyczące wykorzystania usługi, z którymi możemy się zapoznać. Decydującym czynnikiem jest jednak to, że dostrzegamy transformację jakościową i że każdy pracownik odczuwa efekt ulepszonej komunikacji.

Jakie są największe przeszkody w przejściu na Yammera i jego akceptacji?

Jennifer Kotara: Myślę, że w tym kontekście są dwa decydujące punkty: użyteczność i wykorzystanie usługi. Na przykład ważnym pytaniem dla nas było to, w jakim języku korzystamy z usługi Yammera? Chcemy używać języka angielskiego, ale korzystając z funkcji tłumaczenia Yammera, każdy może publikować wiadomości w swoim ojczystym języku i wyświetlać posty na swoim pulpicie w wybranym przez siebie języku. Pod względem użytkowania inni użytkownicy podali, że zainteresowanie może szybko spaść. W tym wypadku zainwestowaliśmy dużo czasu w utrzymanie zainteresowania Yammerem poza początkową fazą i poszerzanie jego wykorzystania. Chcemy mieć jak najwięcej użytkowników. Chciałabym, aby wszyscy moi współpracownicy, począwszy od stażystów, a skończywszy na prezesie, zaangażowali się i uczynili Yammer swoim narzędziem pracy.

Co będziesz robiła po wdrożeniu Yammera? Czy jest to dla Ciebie koniec projektu?

Jennifer Kotara: Narzędzie wprowadzamy stopniowo we wszystkich działach i na wszystkich rynkach. Oczywiście moi koledzy i ja będziemy szczęśliwi, kiedy etap ten dobiegnie końca. Ale prace z pewnością będą kontynuowane. Możemy teraz skoncentrować się na wypełnianiu Yammera życiem. Planujemy opublikowanie specjalnych treści oraz ściśle współpracujemy z działem HR w celu zwrócenia większej uwagi na ich tematy i oferty; chcemy, aby źródła, dokumenty i wiedza były lepiej przechowywane i aby były bardziej dostępne. To otwarty proces z dużą ilością miejsca na pomysły.

INFOBOX

Pięć popularnych narzędzi do nowoczesnej pracy nad projektem w skrócie

Podstawowe funkcje narzędzi są podobne. Są one nieustannie rozwijane, dlatego przegląd ten nie jest kompletny, ma natomiast na celu krótkie wprowadzenie do tych narzędzi (ostatnia aktualizacja: listopad 2017 r.).

Slack

Forma usługi przesyłania wiadomości z rozbudowaną funkcją czatu, oferująca indywidualne interfejsy i łatwą integrację dodatkowych usług w chmurze. Slack jest dobrze znany ze swojej dobrej funkcji archiwizacji i funkcji wyszukiwania. Pobierz Slack

Yammer

Yammer zintegrowany z usługami chmurowymi Microsoft Office 365 jest podzielony na grupy (publiczne i prywatne) i oferuje interesujący kanał informacyjny. Dobrze opracowana funkcja wyszukiwania ułatwia znalezienie potrzebnych informacji. Dowiedz się więcej o usłudze Yammer

Chatter

Chatter, który jest ściśle powiązany z chmurą CRM firmy Salesforce, skupia się głównie na aplikacjach mobilnych, które mają za zadanie angażować użytkowników. Podobnie jak usługa Yammer narzędzie to oferuje holistyczny kanał informacyjny. Rozpocznij pracę z aplikacją Chatter

Facebook Workplace

Firmowa platforma społecznościowa stworzona przez największą sieć społecznościową oferuje dobrze znany kanał informacyjny na stronie domowej. Dzięki temu użytkownicy mogą dołączać  do grup i korzystać z funkcji czatu podobnej do usługi Facebook Live; miejsce pracy jest dla wszystkich jak własny dom. Dla firm aplikacja ta oferuje funkcjonalność pulpitu nawigacyjnego ze statystykami do monitorowania zaangażowania. Więcej informacji o aplikacji Workplace

Jive

Jive oferuje networking i wymianę informacji w czasie rzeczywistym jak na forum, wykorzystując spersonalizowany centralny strumień aktywności. Ludzie mogą angażować się za pośrednictwem czatu, blogów i grup. Narzędzie to oferuje prostą wymianę dokumentów i dobrze opracowaną funkcję wyszukiwania. Więcej informacji o Jive

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Konica Minolta Blog Newsletter

Nasz newsletter