W jaki sposób firmy mogą przygotować się do przyszłego świata pracy?

Każda firma musi zmierzyć się z wyzwaniem: jak sprawić, by codzienna praca była wydajniejsza. Nie tylko ci, którzy rosną i zmieniają swoją przestrzeń roboczą, muszą poświęcić swoją uwagę tej kwestii. Wąskie gardła, wyizolowane rozwiązania i silosy danych mogą obciążać wiele organizacji.

„Musimy przygotować się na przyszłość!” - słyszymy to zdanie przez cały czas, ale co to naprawdę znaczy? Jak stać się gotowym na przyszłość? Naprawdę w każdym przedsiębiorstwie powinna istnieć podstawa do powiedzenia „Chcemy być gotowi na przyszłość!”. Dotyczy to kilku poziomów naraz. Czynnikiem, który często jest niedoceniany, jest organizacja przebiegu pracy: firmy muszą unikać wąskich gardeł w przebiegu pracy i odrywać się od silosów danych i wyizolowanych rozwiązań.

W Oslo zarządzanie danymi jest zorganizowane jak wspólne biuro: w sposób przejrzysty i otwarty dla wszystkich.

Przemyślenie komunikacji w biurze, stworzenie przyszłościowej infrastruktury i możliwość elastycznego rozszerzenia przestrzeni stanowią podstawę potencjału w przyszłej pracy. Norweska firma architektoniczna Arcasa Arkitekter z Oslo jest przykładem tego, w jaki sposób pomysł, który jest zrównoważony i upraszcza przebieg pracy, może zagwarantować wydajność przez lata. Wszyscy członkowie personelu siedzą razem w dużym wspólnym biurze w starym budynku z cegły. Wyzwanie: zapewnienie każdemu prostego dostępu do wszystkich danych i dokumentów oraz bezproblemowego przebiegu pracy. Począwszy od MS Office i projektów CAD, a skończywszy na druku w formacie A3 i tak dalej. Marianne Ruud i Karin Kristiansen zarządzające organizacją wewnętrzną  znalazły wielofunkcyjne rozwiązanie dla wszystkich osób w biurze, które planują, szkicują i opracowują rysunki techniczne jako szablony budowlane. Miejsce pracy funkcjonuje teraz jako inteligentne biuro z nową organizacją i infrastrukturą, które sprawiły, że wąskie gardła i niekompatybilne interfejsy należą już do przeszłości, nie tylko jeśli chodzi o zarządzanie danymi, ale także skanowanie, kopiowanie i drukowanie. Każdy ma prosty dostęp do wszystkiego, czego potrzebuje (i jest uprawniony do tego dostępu). Pozwala to na wzajemny przegląd spotkań z klientami i planów wypełniania ścian, aby zapewnić lepsze podsumowanie wszystkich projektów. Na tej podstawie architekci Arcasa będą mogli integrować najnowsze rozwiązania dostosowane do potrzeb każdej osoby w nadchodzących latach. Nie muszą iść tak daleko, jak ich sąsiedzi ze Szwecji. Tam pracownicy startupu Epicenter w Sztokholmie mają umieszczony pod skórą chip RFID, który daje im dostęp do budynku, umożliwia im korzystanie z kopiarek i płacenie za napoje w automatach.

Z Rzymu do świata: dostęp do zarządzania danych z każdego miejsca i scentralizowane zarządzanie drukowaniem

W międzynarodowej firmie prawniczej  Chiomenti Studio Legale z siedzibą w Rzymie również nie posunięto się aż do implantacji chipów. Firma ma biura w Europie, USA i Chinach, a wyzwanie dla przyszłości pracy w tym przypadku polega na tym, aby zarządzanie danymi i komunikacja biurowa były spójne aż po drukarkę. W tym celu specjaliści IT zarejestrowali i przeanalizowali cały przebieg pracy w firmie. Na tej podstawie stworzyli nowe cyfrowe archiwum, które umożliwia szybki i precyzyjny dostęp do dokumentów ze wszystkich lokalizacji w oparciu o różne kryteria. W ten sposób przebieg pracy może być bezproblemowo powiązany na trzech kontynentach bez problemów z kompatybilnością. Kontynenty łączy się za pomocą jednolitego zarządzania danymi i wsparcia IT.

Praca w sieci: wszyscy wiedzą, gdzie co jest i jak coś znaleźć

Wyizolowane rozwiązania coraz częściej symbolizują przeszłość. Centralne interfejsy do wymiany danych i jednolite narzędzia do komunikacji biurowej w poszczególnych grupach i dużych społecznościach znacznie upraszczają codzienną pracę. Jonathan Grudin, główny badacz w firmie Microsoft, zauważa, że rozwój technologiczny będzie w przyszłości coraz bardziej zależał od jednostek:  „Ludzie będą tworzyć miejsca pracy w przyszłości, a nie tylko szkolić się na ich potrzeby. Technologia już dziś odgrywa decydującą rolę”. Ludzie wciąż są odpowiedzialni za to, jakie technologie będą im towarzyszyć w przyszłości.