Powód, dla którego firmy chcą oszczędzać papier to często czas i pieniądze, a nie kwestie środowiskowe. Procesy realizowane w formie elektronicznej stanowią bezpieczną i wydajną alternatywę dla drukowania na papierze. Ograniczenie zużycia papieru w biurze lub nieużywanie go w ogóle jest bardziej opłacalne niż kiedykolwiek wcześniej. Oto trzy praktyczne przykłady.
Papier jest środkiem wykorzystywanym podczas naszej pracy. Uznaje się, że istnieje tylko to, co trzymamy w rękach. Dlatego drukowane jest wszystko to, co można wydrukować: umowy, faktury, e-maile, materiały do czytania, programy spotkań, tabele przygotowane w arkuszu Excel, prezentacje. Nie tylko raz, ale wiele razy, przez każdego, kto chce „fizycznie” trzymać informacje w swoich rękach.
Wraz z rozwojem komputerów zużycie papieru ponownie gwałtownie wzrosło i wzrost ten nadal utrzymuje się na całym świecie. To zła wiadomość dla świata i klimatu, ale także dla zysków – a nie musi tak być, ponieważ w dzisiejszych czasach jest naprawdę łatwo ograniczyć zużycie papieru w firmie lub nawet nie używać go w ogóle.
DECOS – przedsiębiorstwo wolne od papieru
Holenderska firma informatyczna DECOS jest pionierem w zakresie pracy bez papieru. Od 2011 r. jej pracownicy konsekwentnie robią wszystko, aby pracować bez zużywania papieru. Nie tylko w zakresie pracy przy biurku, na spotkaniach czy w księgowości, ale również w kuchni i w toaletach. Tam stosują model japoński. „Nie używamy już żadnych folderów, szafek i półek. Pracujemy wyłącznie z wykorzystaniem rozwiązań cyfrowych”, powiedział Paul Veger, założyciel firmy. Przyjemnym efektem ubocznym jest to, że nie trzeba już porządkować biurka – pozbyliśmy się długopisów i wizytówek, a na biurku pozostał tylko komputer. DECOS oferuje klientom oprogramowanie i aplikacje opracowane z myślą o wykorzystaniu rozwiązań cyfrowych w celu zrównoważonego usprawniania codziennego życia w pracy, w domu i społecznościach.
Estonia – państwo z cyfrową administracją
Od czasu uzyskania niepodległości w 1991 r. ta niewielka republika położona nad Morzem Bałtyckim konsekwentnie stosuje procesy cyfrowe w komunikacji pomiędzy obywatelami a urzędami administracyjnymi, w przekonaniu, że mniejsze zużycie papieru oznacza większą produktywność. Aby to umożliwić, zagwarantowano bezpłatny dostęp do Internetu w całym kraju, nawet w lesie lub na plaży. Każdy obywatel ma swój osobisty identyfikator służący do komunikowania się z urzędami administracyjnymi. Zostały one wprowadzone w 2002 r. i obecnie wykorzystywane są przez ponad 90% mieszkańców kraju. Rejestracja zmiany adresu, firmy, identyfikacja osobista lub zgłoszenie urodzenia dziecka – wszystkich tych czynności można dokonać przez Internet za pomocą podpisu cyfrowego i bez papieru, bez umawiania się na termin załatwienia sprawy i bez oczekiwania. 1,3 miliona Estończyków ma możliwość załatwienia ponad 600 spraw urzędowych w formie elektronicznej, począwszy od złożenia zeznania podatkowego, a skończywszy na elektronicznym głosowaniu.
Marks & Spencer (M&S) – Plan A pozwala zaoszczędzić nie tylko papier
Brytyjska sieć handlowa posiadająca ponad 1400 oddziałów na całym świecie i prowadząca sklep internetowy od 2007 r. wdraża „Plan A”. Zgodnie z nim M&S dąży do osiągnięcia 100 konkretnych celów, dzięki którym ma stać się zrównoważonym przedsiębiorstwem. Między innymi M&S nie chce produkować „żadnych odpadów”. Aby to osiągnąć, papier oszczędza się wszędzie, gdzie jest to możliwe: w biurach, w oddziałach, w sprzedaży wysyłkowej i w marketingu. W ciągu czterech lat zużycie papieru do drukarek zmniejszyło się o 29%, a papieru opakowaniowego o 26%. W obszarach wymagających dużej ilości papieru, takie jak księgowość, paski wypłat, katalogi reklamowe i pisma, większość procesów poddano cyfryzacji. Od 2007 r. zużycie toreb na zakupy zostało ograniczone o 80%, co oznacza łączną oszczędność na poziomie około czterech miliardów toreb. Coraz więcej produktów w sklepach trafia na półki bez opakowania. Od czerwca kod kreskowy, datę przydatności do spożycia i logo nanosi się na skórkę owoców awokado poprzez delikatny grawer laserem. Według M&S ta nowa technologia pozwoli zaoszczędzić dziesięć ton papieru i pięć ton kleju.
Cyfrowe zarządzanie dokumentami pozwala zaoszczędzić sporo papieru
Powyższe przykłady pokazują, że można pracować i żyć zużywając mniejszą ilość papieru. Niezależnie od tego, czy dotyczy to osób prywatnych, czy firm, rozwiązania techniczne umożliwiające osiągnięcie tego celu są dostępne już od dawna: skanery i aplikacje, systemy zarządzania danymi (DMS), systemy zarządzania treścią przedsiębiorstwa (ECM) lub systemy zarządzania informacją w przedsiębiorstwie (EIM). Również z prawnego punktu widzenia w Europie przewidziano odpowiednie rozwiązania mające zapewnić bezpieczeństwo procesów cyfrowych. Korzyści szybko stają się wymierne i zauważalne dla wszystkich: brak rzędów folderów zalegających w szafkach. Wystarczy szybkie wyszukiwanie, aby każdy, kto potrzebuje odnaleźć dokument, mógł to zrobić w dowolnym czasie i miejscu. Nie występują przy tym praktycznie żadne koszty materiałów biurowych i przesyłek pocztowych, a dodatkową zaletą jest porządek na biurku. Ograniczanie zużycia papieru nie tylko przynosi korzyści w postaci oszczędności czasu i pieniędzy oraz pozytywnego wpływu na środowisko, ale także sprawia, że pracownicy są bardziej produktywni, a czasem nawet szczęśliwsi.
WIĘCEJ INFORMACJI
Każdy może oszczędzać papier, zarówno w domu, jak i w pracy. Przyczyniłoby się to do ratowania lasów tropikalnych – płuc naszej planety – przed wylesianiem. WWF ma wiele wskazówek, jak pomóc środowisku:
- Drukuj mniej dokumentów – jeżeli już drukujesz, drukuj na obu stronach,
- Zbieraj i przetwarzaj papier, wykorzystuj papier wyprodukowany z makulatury, o ile masz taką możliwość,
- Korzystaj z technologii i innowacyjnych produktów niewykorzystujących papieru, takich jak czasopisma udostępniane online, e-booki, pliki PDF itp.,
- Ograniczaj zużycie opakowań gdziekolwiek możesz: pij kawę na miejscu, zamiast na wynos, lub poproś o uzupełnienie twojego własnego kubka termicznego; kupuj żywność bez opakowania i używaj materiałowej torby na zakupy, zamiast plastikowych siatek,
- Używaj chusteczek i serwetek materiałowych zamiast papierowych i ścierek zamiast ręczników papierowych.
Fakt: Zmniejszenie zużycia papieru w Europie i Ameryce Północnej o 10% stanowiłoby oszczędność równą całkowitemu rocznemu zużyciu papieru w Afryce i Ameryce Południowej.
