Blog Konica Minolta

Firmowe spotkania da się ulepszyć

Firmowe spotkania da się ulepszyć

Przeprowadzenie spotkania tak, żeby było produktywne dla wszystkich uczestników, to prawdziwa sztuka. Na czym więc polega organizacja spotkań w czasach wykwalifikowanych i wyspecjalizowanych pracowników? Eksperci od zarządzania i designu zaangażowani przez firmę Konica Minolta zbadali rynek w poszukiwaniu panujących w tym zakresie trendów i innowacji.

Jedna z wielu biurowych mądrości głosi, że „życie jest zbyt krótkie na długie spotkania”. „Mój tydzień pracy również” – prawdopodobnie dopowiedzieliby pracownicy i menedżerowie, którzy co tydzień uczestniczą w niezliczonej ilości zebrań. Jak zatem można poprawić ich jakość? Jak je przeprowadzać, by były bardziej produktywne i skuteczne? Jakie motywacje, pomysły i zabiegi techniczne mogą przyczynić się do tego, by wszyscy uczestnicy spotkania byli prawdziwie usatysfakcjonowani rezultatem?

Motywacja międzynarodowa: spotkanie biznesu i zarządzania twórczością.

Europejski oddział Centrum Innowacji Biznesowych Konica Minolta (Konica Minolta Business Innovation Center Europe – BIC Europe) we współpracy z europejskimi instytucjami akademickimi, start-upami i klientami wyznaczył sobie za zadanie opracować nowe pomysły i przyszłościowe propozycje dla świata pracy. W tym celu Konica Minolta BIC Europe zwróciła się do magistrantów Europejskiego Instytutu Designu w Barcelonie (Istituto Europeo di Design – IED), studiującym na kierunku Design Management i powierzyła im realizację pionierskiego projektu. Trzy zespoły miały za zadanie dogłębnie zbadać temat udoskonaleń w organizacji firmowych spotkań i wypracować rozwiązania pozwalające na ich usprawnienie i poprawę jakości.

Cel: innowacje dążące do zmiany firmowych spotkań na lepsze.

Kompleksowe podejście do tematu zakłada, by poszukiwane rozwiązania i innowacje nie tylko usprawniły przebieg samych spotkań, lecz również polepszyły sposób ich odbioru i doświadczania przez uczestniczące w nich osoby. To aspekty szczególnie ważne z punktu widzenia wysoce wykwalifikowanych pracowników. Zaangażowani do realizacji projektu studenci specjalizowali się w różnych dziedzinach, takich jak m.in. projektowanie komunikacji, architektura krajobrazu, projektowanie stron internetowych. Wspólnymi siłami poddali oni wnikliwej obserwacji i analizie sposób, w jaki przebiegają spotkania biznesowe, dochodząc przy tym do ciekawych wniosków i zauważając różne panujące w badanej materii trendy. Oto zatem krótki opis tego, jak w przyszłości będzie wyglądał świat pracy i zebrań firmowych.

Niekończący się wzrost wydajności? Przyszłe trendy w organizacji firmowych spotkań.

W czasach ciągle optymalizowanej wydajności i presji związanej z wysokimi oczekiwaniami, coraz więcej pracowników i menedżerów czuje zmęczenie, stres i wypalenie zawodowe. Ilość spotkań, w których muszą uczestniczyć, jest często zbyt duża, a na dodatek wszystkie miejsca zebrań wyglądają tak samo. Jednym z istotnych obowiązujących w przyszłości trendów będzie zmiana wyglądu pokojów spotkań oraz umeblowanie ich w taki sposób, by wszyscy czuli się w nich dobrze i mogli się swobodnie komunikować ze sobą nawzajem. Pomieszczenia, w których organizowane są zebrania, muszą promieniować pozytywną, zdrową atmosferą oraz przekazywać umysłowi i ciału dobrą energię. Ważną rolę odgrywają tutaj kolory, rośliny i materiały: jeśli pokój spotkań uda się zaprojektować i zaaranżować w bardziej naturalny sposób, uczestnicy zebrania będą mogli poczuć się bardziej zrelaksowani i skupieni zarazem.

 

Produktywność na luzie: czuj się jak u siebie w domu, ale w kontrolowany sposób.

Kolejną interesującą tendencją dotyczącą przebiegu spotkań firmowych, jaką zaobserwowali studenci, było zwracanie większej uwagi na doświadczenia sensoryczne uczestników. Na przykład niektórzy kierownicy zespołów organizują pierwsze spotkanie z nową grupą w przyjemnym i niezobowiązującym miejscu, takim jak kawiarnia. Innym sposobem jest wspólne spożywanie posiłków i rozmowy w luźnej i przyjaznej atmosferze, na przykład w restauracji lub w przestrzeni wspólnej w miejscu pracy. Takie zwyczaje sprawiają, że pracownicy od samego początku zwracają na siebie większą uwagę i współpracują w bardziej efektywny sposób. Innowacje takie jak inteligentne oszklenie, które zmienia się w zależności od natężenia światła lub temperatury, są jedną z metod na to, by stosownie do wymogów zapewnić spotkaniu większą lub mniejszą intensywność oświetlenia w otwartej przestrzeni biurowej.



Firmowe spotkania — trendy, narzędzia i technologia przyszłości.

Zespoły młodych specjalistów z IED wzięły również pod lupę różne rozwiązania techniczne: interesującym narzędziem jest system oceny spotkań za pomocą analizy treści w czasie rzeczywistym. Dzięki tej technologii wszyscy uczestnicy mogą być na bieżąco z tematem i przebiegiem danego spotkania. Kluczowe słowa oraz najważniejsze wnioski płynące z zebrania są nagrywane, zaś uczestnicy otrzymują generowany automatycznie raport. Aplikacja Your Turn (Twoja Kolej) może się spodobać pracownikom, którzy często zadają sobie pytanie, po co uczestniczyć w spotkaniu, jeśli tylko niewielka część zebrania dotyczy ich pracy. Your Turn może w przyszłości sprawić, by dana osoba uczestniczyła tylko w tych spotkaniach, na których jest naprawdę niezbędna. Brzmi nieźle, prawda?

Konica Minolta Business Innovation Center

Dlatego w Konica Minolta również bierzemy pod uwagę wszystkie te aspekty. Wygoda i efektywność pracy w firmie to podstawa dobrego biznesu. Workplace Hub to nowy produkt tworzący ekosystem all-in-one, ułatwiający komunikację, umożliwiający bezpieczne przesyłanie danych i dokumentów, tym samym skutkując zwiększeniem produktywności pracowników. Spotkania firmowe mogą być kontrolowane z każdego miejsca, przy pełnym dostarczaniu potrzebnych informacji. Ułatwij sobie organizację pracy.

Sprawdź ofertę na stronie: https://workplacehub.konicaminolta.eu/pl/
Konica Minolta Blog Newsletter

Nasz newsletter