Przeprowadzenie spotkania tak, żeby było produktywne dla wszystkich uczestników, to prawdziwa sztuka. Na czym więc polega organizacja spotkań w czasach wykwalifikowanych i wyspecjalizowanych pracowników? Eksperci od zarządzania i designu zaangażowani przez firmę Konica Minolta zbadali rynek w poszukiwaniu panujących w tym zakresie trendów i innowacji.
Jedna z wielu biurowych mądrości głosi, że „życie jest zbyt krótkie na długie spotkania”. „Mój tydzień pracy również” – prawdopodobnie dopowiedzieliby pracownicy i menedżerowie, którzy co tydzień uczestniczą w niezliczonej ilości zebrań. Jak zatem można poprawić ich jakość? Jak je przeprowadzać, by były bardziej produktywne i skuteczne? Jakie motywacje, pomysły i zabiegi techniczne mogą przyczynić się do tego, by wszyscy uczestnicy spotkania byli prawdziwie usatysfakcjonowani rezultatem?Motywacja międzynarodowa: spotkanie biznesu i zarządzania twórczością.
Europejski oddział Centrum Innowacji Biznesowych Konica Minolta (Konica Minolta Business Innovation Center Europe – BIC Europe) we współpracy z europejskimi instytucjami akademickimi, start-upami i klientami wyznaczył sobie za zadanie opracować nowe pomysły i przyszłościowe propozycje dla świata pracy. W tym celu Konica Minolta BIC Europe zwróciła się do magistrantów Europejskiego Instytutu Designu w Barcelonie (Istituto Europeo di Design – IED), studiującym na kierunku Design Management i powierzyła im realizację pionierskiego projektu. Trzy zespoły miały za zadanie dogłębnie zbadać temat udoskonaleń w organizacji firmowych spotkań i wypracować rozwiązania pozwalające na ich usprawnienie i poprawę jakości.Cel: innowacje dążące do zmiany firmowych spotkań na lepsze.
Kompleksowe podejście do tematu zakłada, by poszukiwane rozwiązania i innowacje nie tylko usprawniły przebieg samych spotkań, lecz również polepszyły sposób ich odbioru i doświadczania przez uczestniczące w nich osoby. To aspekty szczególnie ważne z punktu widzenia wysoce wykwalifikowanych pracowników. Zaangażowani do realizacji projektu studenci specjalizowali się w różnych dziedzinach, takich jak m.in. projektowanie komunikacji, architektura krajobrazu, projektowanie stron internetowych. Wspólnymi siłami poddali oni wnikliwej obserwacji i analizie sposób, w jaki przebiegają spotkania biznesowe, dochodząc przy tym do ciekawych wniosków i zauważając różne panujące w badanej materii trendy. Oto zatem krótki opis tego, jak w przyszłości będzie wyglądał świat pracy i zebrań firmowych.Niekończący się wzrost wydajności? Przyszłe trendy w organizacji firmowych spotkań.
W czasach ciągle optymalizowanej wydajności i presji związanej z wysokimi oczekiwaniami, coraz więcej pracowników i menedżerów czuje zmęczenie, stres i wypalenie zawodowe. Ilość spotkań, w których muszą uczestniczyć, jest często zbyt duża, a na dodatek wszystkie miejsca zebrań wyglądają tak samo. Jednym z istotnych obowiązujących w przyszłości trendów będzie zmiana wyglądu pokojów spotkań oraz umeblowanie ich w taki sposób, by wszyscy czuli się w nich dobrze i mogli się swobodnie komunikować ze sobą nawzajem. Pomieszczenia, w których organizowane są zebrania, muszą promieniować pozytywną, zdrową atmosferą oraz przekazywać umysłowi i ciału dobrą energię. Ważną rolę odgrywają tutaj kolory, rośliny i materiały: jeśli pokój spotkań uda się zaprojektować i zaaranżować w bardziej naturalny sposób, uczestnicy zebrania będą mogli poczuć się bardziej zrelaksowani i skupieni zarazem.
Produktywność na luzie: czuj się jak u siebie w domu, ale w kontrolowany sposób.
Kolejną interesującą tendencją dotyczącą przebiegu spotkań firmowych, jaką zaobserwowali studenci, było zwracanie większej uwagi na doświadczenia sensoryczne uczestników. Na przykład niektórzy kierownicy zespołów organizują pierwsze spotkanie z nową grupą w przyjemnym i niezobowiązującym miejscu, takim jak kawiarnia. Innym sposobem jest wspólne spożywanie posiłków i rozmowy w luźnej i przyjaznej atmosferze, na przykład w restauracji lub w przestrzeni wspólnej w miejscu pracy. Takie zwyczaje sprawiają, że pracownicy od samego początku zwracają na siebie większą uwagę i współpracują w bardziej efektywny sposób. Innowacje takie jak inteligentne oszklenie, które zmienia się w zależności od natężenia światła lub temperatury, są jedną z metod na to, by stosownie do wymogów zapewnić spotkaniu większą lub mniejszą intensywność oświetlenia w otwartej przestrzeni biurowej.
Firmowe spotkania — trendy, narzędzia i technologia przyszłości.
Zespoły młodych specjalistów z IED wzięły również pod lupę różne rozwiązania techniczne: interesującym narzędziem jest system oceny spotkań za pomocą analizy treści w czasie rzeczywistym. Dzięki tej technologii wszyscy uczestnicy mogą być na bieżąco z tematem i przebiegiem danego spotkania. Kluczowe słowa oraz najważniejsze wnioski płynące z zebrania są nagrywane, zaś uczestnicy otrzymują generowany automatycznie raport. Aplikacja Your Turn (Twoja Kolej) może się spodobać pracownikom, którzy często zadają sobie pytanie, po co uczestniczyć w spotkaniu, jeśli tylko niewielka część zebrania dotyczy ich pracy. Your Turn może w przyszłości sprawić, by dana osoba uczestniczyła tylko w tych spotkaniach, na których jest naprawdę niezbędna. Brzmi nieźle, prawda?
Konica Minolta Business Innovation Center
Dlatego w Konica Minolta również bierzemy pod uwagę wszystkie te aspekty. Wygoda i efektywność pracy w firmie to podstawa dobrego biznesu. Workplace Hub to nowy produkt tworzący ekosystem all-in-one, ułatwiający komunikację, umożliwiający bezpieczne przesyłanie danych i dokumentów, tym samym skutkując zwiększeniem produktywności pracowników. Spotkania firmowe mogą być kontrolowane z każdego miejsca, przy pełnym dostarczaniu potrzebnych informacji. Ułatwij sobie organizację pracy.Sprawdź ofertę na stronie: https://workplacehub.konicaminolta.eu/pl/
