Blog Konica Minolta

Organizacja to podstawa – jak nie tracić czasu w pracy?

Organizacja to podstawa – jak nie tracić czasu w pracy?

Każda firma tworzy, otrzymuje i przechowuje mnóstwo materiałów, danych oraz dokumentów – często w nieuporządkowany sposób. Rocznie na ich szukanie i wielokrotne przetwarzanie tracimy średnio aż 65 godzin pracy! To koszt prawie 4 tys. zł na jednego pracownika.

Marnowanie czasu w pracy utożsamiane jest zazwyczaj z przeglądaniem portali społecznościowych i stron internetowych, a odpowiedzialność za niską efektywność zrzuca się często na samych pracowników. W dużej mierze czas tracimy jednak przez brak odpowiednich procedur i niewłaściwą organizację pracy – np. szukanie dokumentów lub pomaganie w tym innym, tworzenie od nowa treści, które już istnieją, wprowadzanie poprawek na nieaktualnych plikach czy wielokrotne przesyłanie e-mailem tych samych materiałów.

Tego typu wtórne i niepotrzebne czynności sprawiają, że jesteśmy zirytowani, mamy problemy z koncentracją i popełniamy więcej błędów. Codziennie zabierają nam one średnio 15 minut, czyli aż 65 godzin rocznie.

Ile kosztuje brak organizacji?

Przy złej organizacji pracy brakuje kontroli nad przepływem dokumentów, które giną w gąszczu wiadomości. Nie wiadomo, która ich wersja jest właściwa, bo każdy pracownik ma inną. Manualne wprowadzanie, tworzenie, skanowanie i przesyłanie materiałów spowalnia przy tym pracę całego zespołu. Szacuje się, że zabierany w ten sposób czas kosztuje około 15 zł na osobę każdego dnia[1], czyli nawet 3 900 zł rocznie. Niewłaściwe przechowywanie wrażliwych danych mogłoby narazić firmę na znacznie wyższe koszty wynikające z kary na mocy dyrektywy unijnej RODO.

Jak pracować efektywniej i oszczędzić czas?  Na sukces składa się 5 elementów:

  1. Digitalizacja. Polski sektor MŚP ma sporo do nadrobienia w dziedzinie cyfryzacji – nasz kraj zaliczany jest do państw unijnych o niskim postępie w tej dziedzinie, a e-biznes to jedynie 4,1% PKB (w Wielkiej Brytanii, Danii i Szwecji ten wskaźnik wynosi 6–8%)[2]. Tymczasem cyfrowe przechowywanie dokumentów, np. w chmurze, ułatwia synchronizację i uporządkowanie danych, pozwalając na ich łatwe przetwarzanie i szybkie wyszukiwanie w elektronicznym archiwum za pomocą kilku kliknięć. Cyfryzacja dokumentów zapewnia także bezpieczeństwo – nie ma ryzyka ich uszkodzenia czy utraty, gdyż automatycznie tworzone są kopie zapasowe.
  2. Archiwizowanie. Podstawą usprawniania pracy jest zachowanie porządku przechowywanych informacji. Nie może to jednak być jednorazowa czynność, ale stałe zadanie każdego pracownika. Archiwizacja pozwala bez problemów odnaleźć niezbędne dokumenty i gwarantuje pełną kontrolę nad ich przepływem – przez chronologiczne lub tematyczne przyporządkowanie ich do odpowiedniej grupy czy kategorii. Dotyczy to nie tylko chmury i dysków firmowych, ale też poszczególnych folderów czy pulpitu każdego pracownika.
  3. Współpraca. Współdzielenie dokumentów w chmurze umożliwia ich prostą edycję i łatwe udostępnianie treści innym. Jednoczesna praca kilku osób na tym samym dokumencie sprawia, że procesy weryfikacji przebiegają płynnie, szybko i efektywnie. Korzystanie z systemu w chmurze umożliwia też pracownikom stały i zdalny dostęp do informacji online w każdym miejscu i o każdym czasie – na wyjeździe służbowym, podczas pracy z domu czy na szkoleniu. Wszyscy mają więc dostęp do aktualnych wersji dokumentów i mogą na bieżąco śledzić postępy w pracy nad projektami.
  4. Wprowadzenie procedur. Ujednolicony schemat działania ułatwi pracownikom znajdywanie informacji i plików. Ogólnodostępne procedury wyeliminują problem odrywania innych od zadań w poszukiwaniu potrzebnych dokumentów. Taki sposób pracy zmniejsza także ryzyko wystąpienia wszelkiego rodzaju błędów, których poprawianie zajmuje dodatkowy czas.
  5. Ujednolicenie środowiska IT. Posiadanie wielu dostawców usług, systemów czy aplikacji stosowanych do cyfrowego obiegu dokumentów generuje niepotrzebne koszty i zabiera czas. Organizacja danych jest możliwa w ramach jednej usługi, bez konieczności kupowania sprzętu czy serwerów i przy znacznej oszczędności środków. Takie rozwiązanie, bazujące na chmurze, oferuje m.in. Konica Minolta. Bezpośredni zwrot z inwestycji może wynieść przy tym nawet powyżej 20 tys. zł rocznie dla 10-osobowego zespołu.

Już teraz pobierz nasz poradnik >>> Organizacja to podstawa - jak nie tracić czasu w pracy?

[1] Koszt pracodawcy wg średniej stawki wynagrodzeń GUS w czerwcu 2018 r.
[2] Raport o postępie cyfrowym Europy (EDPR) 2017 Europejskiego Urzędu Statystycznego
Konica Minolta Blog Newsletter

Nasz newsletter