Każda firma tworzy, otrzymuje i przechowuje mnóstwo materiałów, danych oraz dokumentów – często w nieuporządkowany sposób. Rocznie na ich szukanie i wielokrotne przetwarzanie tracimy średnio aż 65 godzin pracy! To koszt prawie 4 tys. zł na jednego pracownika.
Marnowanie czasu w pracy utożsamiane jest zazwyczaj z przeglądaniem portali społecznościowych i stron internetowych, a odpowiedzialność za niską efektywność zrzuca się często na samych pracowników. W dużej mierze czas tracimy jednak przez brak odpowiednich procedur i niewłaściwą organizację pracy – np. szukanie dokumentów lub pomaganie w tym innym, tworzenie od nowa treści, które już istnieją, wprowadzanie poprawek na nieaktualnych plikach czy wielokrotne przesyłanie e-mailem tych samych materiałów.Tego typu wtórne i niepotrzebne czynności sprawiają, że jesteśmy zirytowani, mamy problemy z koncentracją i popełniamy więcej błędów. Codziennie zabierają nam one średnio 15 minut, czyli aż 65 godzin rocznie.
Ile kosztuje brak organizacji?
Przy złej organizacji pracy brakuje kontroli nad przepływem dokumentów, które giną w gąszczu wiadomości. Nie wiadomo, która ich wersja jest właściwa, bo każdy pracownik ma inną. Manualne wprowadzanie, tworzenie, skanowanie i przesyłanie materiałów spowalnia przy tym pracę całego zespołu. Szacuje się, że zabierany w ten sposób czas kosztuje około 15 zł na osobę każdego dnia[1], czyli nawet 3 900 zł rocznie. Niewłaściwe przechowywanie wrażliwych danych mogłoby narazić firmę na znacznie wyższe koszty wynikające z kary na mocy dyrektywy unijnej RODO.Jak pracować efektywniej i oszczędzić czas? Na sukces składa się 5 elementów:
- Digitalizacja. Polski sektor MŚP ma sporo do nadrobienia w dziedzinie cyfryzacji – nasz kraj zaliczany jest do państw unijnych o niskim postępie w tej dziedzinie, a e-biznes to jedynie 4,1% PKB (w Wielkiej Brytanii, Danii i Szwecji ten wskaźnik wynosi 6–8%)[2]. Tymczasem cyfrowe przechowywanie dokumentów, np. w chmurze, ułatwia synchronizację i uporządkowanie danych, pozwalając na ich łatwe przetwarzanie i szybkie wyszukiwanie w elektronicznym archiwum za pomocą kilku kliknięć. Cyfryzacja dokumentów zapewnia także bezpieczeństwo – nie ma ryzyka ich uszkodzenia czy utraty, gdyż automatycznie tworzone są kopie zapasowe.
- Archiwizowanie. Podstawą usprawniania pracy jest zachowanie porządku przechowywanych informacji. Nie może to jednak być jednorazowa czynność, ale stałe zadanie każdego pracownika. Archiwizacja pozwala bez problemów odnaleźć niezbędne dokumenty i gwarantuje pełną kontrolę nad ich przepływem – przez chronologiczne lub tematyczne przyporządkowanie ich do odpowiedniej grupy czy kategorii. Dotyczy to nie tylko chmury i dysków firmowych, ale też poszczególnych folderów czy pulpitu każdego pracownika.
- Współpraca. Współdzielenie dokumentów w chmurze umożliwia ich prostą edycję i łatwe udostępnianie treści innym. Jednoczesna praca kilku osób na tym samym dokumencie sprawia, że procesy weryfikacji przebiegają płynnie, szybko i efektywnie. Korzystanie z systemu w chmurze umożliwia też pracownikom stały i zdalny dostęp do informacji online w każdym miejscu i o każdym czasie – na wyjeździe służbowym, podczas pracy z domu czy na szkoleniu. Wszyscy mają więc dostęp do aktualnych wersji dokumentów i mogą na bieżąco śledzić postępy w pracy nad projektami.
- Wprowadzenie procedur. Ujednolicony schemat działania ułatwi pracownikom znajdywanie informacji i plików. Ogólnodostępne procedury wyeliminują problem odrywania innych od zadań w poszukiwaniu potrzebnych dokumentów. Taki sposób pracy zmniejsza także ryzyko wystąpienia wszelkiego rodzaju błędów, których poprawianie zajmuje dodatkowy czas.
- Ujednolicenie środowiska IT. Posiadanie wielu dostawców usług, systemów czy aplikacji stosowanych do cyfrowego obiegu dokumentów generuje niepotrzebne koszty i zabiera czas. Organizacja danych jest możliwa w ramach jednej usługi, bez konieczności kupowania sprzętu czy serwerów i przy znacznej oszczędności środków. Takie rozwiązanie, bazujące na chmurze, oferuje m.in. Konica Minolta. Bezpośredni zwrot z inwestycji może wynieść przy tym nawet powyżej 20 tys. zł rocznie dla 10-osobowego zespołu.
Już teraz pobierz nasz poradnik >>> Organizacja to podstawa - jak nie tracić czasu w pracy?
[1] Koszt pracodawcy wg średniej stawki wynagrodzeń GUS w czerwcu 2018 r.
[2] Raport o postępie cyfrowym Europy (EDPR) 2017 Europejskiego Urzędu Statystycznego
