WhatsApp i Facebook są standardem w prywatnej komunikacji. Istnieją podobne narzędzia dla firm, które mogą zmieniać i usprawniać komunikację w ramach zespołów, działów, oddziałów i całych firm. To, jak dobrze to działa, zależy od wielu czynników, a nie tylko od odpowiedniego oprogramowania.
Komunikacja nie jest tym, czym była kiedyś. Rozmowy telefoniczne, pisanie listów, odpowiadanie na e-maile, spotkania: wszystko to nadal istnieje, ale cyfryzacja znacznie zmienia nasze przyzwyczajenia i możliwości w tej dziedzinie. Coraz więcej firm korzysta z mediów społecznościowych i narzędzi sieci społecznościowych, które od dawna są szeroko wykorzystywane do prywatnej interakcji i od jakiegoś czasu do komunikacji wewnętrznej. Narzędzia konsumenckie takie jak WhatsApp i Facebook nie spełniają jednak wymagań firm. Firmy potrzebują lepszych zabezpieczeń i ochrony danych do dyskusji, różnej skalowalności dla liczby uczestników czatu grupowego, udostępniania dokumentów, opcji archiwizacji i wielu innych funkcji, w zależności od wielkości, wymagań i celów organizacji. Według badania Deloitte zapotrzebowanie na rozwiązania społecznościowe dla przedsiębiorstw znacznie wzrosło od 2011 roku. Wielu dostawców wciąż buduje swoją pozycję na tym rozwijającym się rynku, skupiając się na obszarach takich jak wiadomości błyskawiczne, czaty i mikroblogi, zarządzanie projektami i telekonferencje. Niektóre z najpopularniejszych produktów to Slack, Yammer, Microsoft SharePoint, HipChat, Jive, Facebook Workplace, Chatter, SAP Jam i IBM ESN z Connections Cloud.Interakcja w czasie rzeczywistym, a jednak na zawsze
Komunikacja jest ważna nie tylko dla zadowolenia pracowników w firmie, ale także dla sukcesu zespołów, rozwiązywania złożonych problemów, owocnej współpracy w ramach projektów, szybszego znajdowania rozwiązań, napędzania innowacji, udostępniania wiedzy wszystkim współpracownikom i projektowania procesów w przejrzysty sposób – niezależnie od obecności na miejscu. Wszystko to są cele, które można osiągnąć w firmie za pośrednictwem oprogramowania sieci społecznościowej. Brytyjska firma kosmetyczna Lush na przykład wprowadziła system Slack w celu usprawnienia komunikacji wewnętrznej w siedzibie głównej i między oddziałami na sześciu kontynentach w 240 sklepach. Od tego czasu liczba e-maili została zmniejszona o 75%. Poprzez bezpośrednią wymianę w grupach tematycznych informacje docierają do wszystkich, którzy chcą z nimi pracować. Prowadzi to do większej przejrzystości w zadaniach i szybszej koordynacji pomimo odległości geograficznych. Jednak nie tylko oprogramowanie jest wymagane, aby to działało. Przede wszystkim potrzebna jest kultura korporacyjna, która pozwala na tę rewolucję. Według globalnego badania McKinsey, tradycyjna kultura korporacyjna jest głównym powodem, dla którego digitalizacja, w tym w komunikacji wewnętrznej, nie rozwija się w firmie. Dzieje się tak, ponieważ narzędzia cyfrowe sprawiają, że komunikacja jest otwarta, bezpośrednia i przejrzysta dla wszystkich. Dotyczy to szefa, sekretarki, personelu terenowego i stażystów. W cyfrowej dyskusji nie ma hierarchii: każdy czyta wszystko i każdy może powiedzieć coś wszystkim. W czasie rzeczywistym. Oszczędza to wiele irytujących e-maili z długimi listami odbiorców, a jednocześnie tworzy magazyn wiedzy, w którym dyskusje, wskazówki i rozwiązania problemów mogą być archiwizowane i szybko ponownie odnajdywane w razie potrzeby. Wymiana wiadomości błyskawicznych przyspiesza dyskusję między kolegami z zespołu, którzy są w drodze, na mieście, pracują z domu lub w biurze. Przejrzystość wyjaśnia, jak bardzo przemyślenia, zaangażowanie i interakcja wnoszące wkład w rozwiązywanie problemów są mile widziane w zespole projektowym. Każdy jest zapraszany do zaangażowania się, wniesienia swojego wkładu i przedstawienia problemu do dyskusji. Wideokonferencje z podzielonymi ekranami, telekonferencje zespołowe, praca nad udostępnionymi dokumentami, mikroblogi, czaty CEO, dostęp do zasobów i indeksy firm to dodatkowe zalety narzędzi sieci społecznościowych.W jakim stopniu oprogramowanie społecznościowe jest aktywnie akceptowane jest kwestią kultury korporacyjnej.
Wiele firm zainwestowało już w aplikacje społecznościowe w miejscu pracy. Jednak w przeciwieństwie do innych nowych programów działalność społecznościowa nie może być wdrażana wyłącznie za pomocą instrukcji. Powinna ona być składnikiem korporacyjnej strategii cyfrowej oraz powinna być jasna pod względem tego, co ma osiągnąć. Ponadto działalność ta wymaga kultury korporacyjnej, która umożliwia otwartą komunikację. Pod tym względem wiele zależy od menedżerów i szczebla kierowniczego, w tym od tego, czy są oni częścią grup i samych rozmów. Czy reagują oni na dyskusje, odpowiadają na pytania i publikują treści istotne dla ich pracowników? Aby ocenić wymagania zespołu, grupa pionierów może przetestować poszczególne narzędzia i przeprowadzić głosowanie nad nimi w celu ustalenia, które z nich najlepiej pasują do projektu i firmy. W ostatecznym rozrachunku chodzi o znaczenie i relacje, a nie tylko o oprogramowanie i liczby. To sprawia, że różnica jest tak duża, a popyt tak zróżnicowany. Ale, oczywiście, nie tylko miękkie fakty, ale także twarde dane, mogą być użyte do zmierzenia poziomu sukcesu. Według badania McKinsey w zespołach projektowych opartych na wiedzy można osiągnąć nawet o 25% większą produktywność dzięki społecznej kulturze biznesowej. Jest to bardzo cenne w procesie transformacji cyfrowej, w której rośnie presja na firmy, aby reagowały szybko, były innowacyjne oraz generowały i wdrażały nowe pomysły.WIĘCEJ INFORMACJI
Co przyczynia się do pomyślnego wprowadzenia narzędzia współpracy?- Strategia komunikacji cyfrowej – holistyczny punkt widzenia: jaki jest cel? Co chcemy osiągnąć dzięki niemu?
- Otwarta kultura korporacyjna – elastyczna i przejrzysta: czy wszyscy są zaangażowani, począwszy od szefa, a skończywszy na stażyście?
- Grupa pionierska – testowanie i decydowanie: co jest dla nas ważne? Jakie są podstawowe funkcje?
- Wdrażanie – proste i szybkie: jakie wsparcie będzie towarzyszyć wdrożeniu? Jakimi bodźcami motywacyjnymi dysponujemy?
