Cyfrowa kultura pracy zmienia sposób funkcjonowania biura. Wyburza się ściany, usuwa biurka i pozbywa się telefonów stacjonarnych. Działania te mają na celu zapewnienie elastyczności pracy: odejście od struktury hierarchicznej, promowanie mobilności i łatwości dostosowywania się do zmian. Model ten jest już standardem w takich firmach, jak British Airways i Philips, a w firmie Volkswagen rozpoczęło się jego wdrażanie.
Przez wiele dziesięcioleci gabinet w biurze był symbolem sukcesu zawodowego. Własne cztery ściany, własne biurko, na którym gromadziły się sterty dokumentów, i własny telefon z własnym numerem wewnętrznym. Im większy miał wyświetlacz, tym ważniejszy był jego posiadacz. Tego typu miejsce pracy obecnie jest zagrożone wyginięciem. Nie pasuje ono już do naszych czasów. Jest ono pod każdym względem sprzeczne z wizją cyfrowego świata pracy w innowacyjnych przedsiębiorstwach: nie jest otwarte, mobilne i elastyczne. Telefon na biurku jest wyrazistym symbolem zamierzchłej, analogowej kultury pracy. To sprawia, że w przyszłości stanie się on zbędny.British Airways: lepsza i szybsza współpraca
Pracownicy centrali British Airways mieszczącej się w budynku Waterside na lotnisku Heathrow od dobrych pięciu lat nie widzieli telefonu stacjonarnego. Z osobistych biurek na planie otwartym zrezygnowano już nawet wcześniej: zasada hot desking obowiązuje od otwarcia nowego biurowca w 1998 r. British Airways była pionierem tej innowacji. Hot desking oznacza, że dostępnych jest mniej biurek niż pracowników. To ogranicza koszty i pozwala zmieścić więcej pracowników na tej samej powierzchni, ponieważ nie każdy jest lub nie wymaga się od każdego, aby był w biurze codziennie. Każdy, kto nie znajdzie dla siebie wolnego biurka, może pracować w stołówce lub na sali ogólnodostępnej. Pracownicy mówią, że kultura pracy w British Airways opiera się na spotkaniach, wspólnym omawianiu problemów i interakcji, a także nieformalnej komunikacji przy kawie. Odpowiednią technologię umożliwiającą funkcjonowanie takiej formy elastycznej i mobilnej pracy wprowadzano stopniowo od 2010 r. Najpierw w całym budynku uruchomiono sieć Wi-Fi, następnie stopniowo pozbywano się telefonów stacjonarnych z biurek w poszczególnych działach, a wszystkim pracownikom wręczono laptopy i smartfony. Podstawowymi narzędziami komunikacji stały się Skype w wersji dla firm i Yammer. Według opinii jednego z pracowników, dla niektórych była to radykalna zmiana, ale korzyści wynikające z otwartej kultury pracy i przejrzystej komunikacji szybko stały się widoczne i transformacja została zaakceptowana. W zależności od projektu lub zadania pracownicy zmieniają się przy biurkach lub przenoszą się do przeszklonych sal konferencyjnych, aby odbywać szersze dyskusje. Szef jest w zasięgu ręki i w każdej chwili można się z nim skonsultować, zadając pytania, przedstawiając pomysły lub problemy, a on może równie szybko kontaktować się z zespołem. Na koniec dnia biuro należy pozostawić uporządkowane. Każdy odkłada swojego laptopa i dokumenty do osobistej szafki, by następnego ranka znów je wyjąć.Philips: wspólne kształtowanie przyszłości pracy
Holenderska korporacja rozpoczęła wdrażanie koncepcji „Innowacje w miejscu pracy” w swoich oddziałach w Eindhoven i Nowym Delhi w 2009 r. Od tamtej pory firma Philips pracuje nad stworzeniem nowego, elastycznego środowiska pracy zgodnego z tym mottem, z myślą o zwiększeniu wydajności, inspirowaniu i rozwijaniu kreatywności pracowników. W tym czasie ponad 30 oddziałów firmy na całym świecie zostało na nowo zaprojektowanych zgodnie z tą zasadą. W związku z modernizacją aż 30 000 pracowników zlikwidowano telefon stacjonarny. W 2015 r. nowy model pracy wdrożono w centrali dla krajów niemieckojęzycznych zlokalizowanej w Hamburgu w dzielnicy Fuhlsbüttel. Również w niej telefon stacjonarny zniknął z biurek 1000 pracowników. Proces ten nie odbył się z dnia na dzień, lecz trwał trzy lata. – Pojawiło się wiele obaw dotyczących nowej koncepcji. Odbywaliśmy otwarte spotkania i dyskusje, rozmawialiśmy ze sobą i zaangażowaliśmy naszych pracowników w przygotowanie planowanej transformacji. – wyjaśnia Sebastian Lindemann, Dyrektor ds. Komunikacji Korporacyjnej dla Krajów Niemieckojęzycznych w firmie Philips w Hamburgu. Jednym z celów zmian było bardziej efektywne wykorzystanie powierzchni biurowej. Jest to kolejne miejsce, w którym jest mniej biurek niż pracowników. Tam, gdzie wcześniej dla 1000 pracowników konieczna była powierzchnia biurowa o wielkości 22 000 m2, obecnie wystarcza 13 500 m2.W wyniku tego sposób komunikacji wewnętrznej i współpracy w zespołach i pomiędzy działami uległ istotnym zmianom. Zamiast połączeń konferencyjnych obecnie wykorzystywane są rozmowy za pośrednictwem Skype’a w wersji dla firm, a firmowa sieć społecznościowa oparta na IBM Connect i wewnętrzny kanał YouTube są teraz najważniejszymi narzędziami wykorzystywanymi na potrzeby komunikacji wewnętrznej. Pracownicy mają możliwość wyboru kiedy przyjść do biura, a kiedy wolą pracować w domu. Z każdym można się połączyć o dowolnej porze, dzwoniąc na jego telefon komórkowy – bez względu na to, gdzie obecnie pracuje. Biuro jest otwarte od godziny 6.00 do godziny 22.00 i nie obowiązują sztywne godziny pracy. Nowe swobody przyjęto z zadowoleniem. Zdaniem Sebastiana Lindemanna, ufność w zdolność samoorganizacji i poczucie odpowiedzialności pracowników jest warunkiem sukcesu w tej pracy, przy czym koncepcja ta ulega ciągłym modyfikacjom, jest dopracowywana i rozwijana przez pracowników i kadrę kierowniczą.
